Nettoyage pour syndics et administrateurs de biens — Montpellier Un prestataire ne vous fait pas gagner du temps s'il vous en fait perdre ailleurs

Un gestionnaire de copropriété ne choisit pas une entreprise de nettoyage sur la prestation. Il la choisit sur ce qu'elle lui évite : les appels de copropriétaires, les réclamations à instruire, les lignes de budget qu'il faut défendre en assemblée sans pièce à montrer, et les immeubles où l'agent n'est pas passé sans que personne ne le sache avant le mardi suivant.

Cette page décrit ce que nous faisons pour les cabinets qui gèrent plusieurs immeubles sur Montpellier Méditerranée Métropole et sa proche périphérie — et, tout aussi utile, ce que nous ne faisons pas.

Ce que vous achetez, vraiment

Six points, et ce sont les six qui reviennent dans chaque consultation de cabinet.

• Un interlocuteur unique pour tout le parc. Un encadrant terrain joignable en direct, qui connaît vos immeubles. Pas un standard, pas un numéro de ticket, pas un commercial qui repasse la main.
• Une facturation par immeuble. Chaque copropriété lit sa propre ligne. Vous n'avez pas à ventiler une facture globale entre plusieurs budgets, et le conseil syndical de chaque immeuble voit ce qui le concerne.
• Un rapport par immeuble, sur une page. Lisible en assemblée générale sans commentaire de votre part. C'est la pièce qui manque le plus souvent au dossier d'un gestionnaire, et celle qui arrête les réclamations.
• Le remplacement d'un agent absent, organisé de notre côté. Vous n'êtes pas prévenu par un copropriétaire mécontent, et vous n'avez aucune démarche à faire. C'est la première cause de rupture de contrat dans ce métier.
• Des agents en contrat à durée indéterminée. Sans intérim ni sous-traitance sur vos immeubles. C'est ce qui fait qu'un résident reconnaît la personne qui passe chez lui, et c'est ce qui rend les avis des copropriétaires favorables.
• Un carnet de passage affiché dans chaque hall. Date, heure d'arrivée, heure de départ, postes traités. Un copropriétaire vérifie sans passer par vous. La réclamation s'arrête devant une colonne de dates.

Ce qui change quand on gère un parc

Entretenir dix immeubles n'est pas entretenir dix fois un immeuble. Trois choses changent, et un prestataire qui ne les a pas anticipées vous les fera porter.

La géographie décide de la qualité. Des immeubles regroupés sur quelques communes se servent par une tournée courte : un passage supplémentaire avant une assemblée, une reprise après un dégât des eaux, un remplacement en cas d'absence s'organisent sur un trajet qui a déjà lieu. Des immeubles dispersés sur toute la métropole se servent par des déplacements dédiés — et ce sont eux qu'on sacrifie en premier le jour où quelqu'un manque. C'est pour cela que nous regardons la carte de votre parc avant de regarder le nombre de lots.

Le point de contact doit être unique et bas. Un cabinet qui doit s'adresser à un standard perd le bénéfice de la mutualisation. Vous avez un encadrant, vous l'appelez, il connaît vos immeubles. Le jour où il est en congé, son remplaçant a le même dossier sous les yeux — parce que le cahier des charges de chaque immeuble est écrit, pas transmis oralement.

Le reporting doit être découpé comme votre gestion. Un rapport global sur un parc ne sert à rien : vous ne présentez pas un parc en assemblée, vous présentez un immeuble. C'est pour cela que la facturation et le rapport sont par immeuble, et non par contrat.

La pièce qui vous manque en assemblée

La ligne « entretien des parties communes » est presque toujours la seule ligne du budget qui n'est adossée à aucune trace écrite. Il y a une facture mensuelle, un montant, et rien entre les deux. Quand la question tombe — et elle tombe —, le gestionnaire n'a rien à poser sur la table.

Nous produisons deux documents pour combler exactement ce trou.

Le carnet de passage, affiché dans le hall. L'agent y inscrit à chaque intervention la date, l'heure d'arrivée, l'heure de départ et les postes traités. Il est lisible par n'importe quel copropriétaire, à n'importe quel moment, sans passer par vous. C'est un objet volontairement banal, et c'est ce qui le rend efficace : la réclamation « le ménage n'est pas fait » s'arrête devant une colonne de dates, et elle ne remonte plus jusqu'à votre bureau. Il est doublé côté nous par un pointage connecté : les heures ne sont pas déclarées en fin de mois, elles sont enregistrées au moment où elles se passent, et elles remontent telles quelles sur le rapport.

Le contrôle contradictoire, noté sur 100. Un encadrant passe sur l'immeuble avec le cahier des charges de ses parties communes et déroule les postes un par un, en votre présence ou en présence d'un membre du conseil syndical. Vous constatez avec lui ; vous n'êtes pas informé après coup. Le relevé est signé des deux côtés, et il produit une note datée, poste par poste.

Une note isolée ne dit rien. Une note qui descend de deux crans en deux mois dit tout — et elle le dit avant que les copropriétaires s'en plaignent. C'est le seul document de ce dossier qu'un gestionnaire peut projeter en assemblée sans avoir à l'expliquer.

→ Comment présenter le budget nettoyage en assemblée générale

La reprise du personnel, sans mauvaise surprise

C'est la question qui bloque le plus de changements, et elle se pose deux fois : une fois chez vous, une fois en assemblée. La réponse est plus simple que ce que la plupart des dossiers laissent croire.

L'annexe 7 de la convention collective IDCC 3043 impose au prestataire entrant la reprise des agents affectés au site lorsque quatre conditions sont réunies. Ce n'est pas une faveur du repreneur : c'est un mécanisme de branche. Ancienneté, rémunération et qualification sont conservées. Concrètement, la personne que les résidents connaissent continue de venir.

Ce que cela vous évite : l'objection « on va perdre madame X, qui est très bien » — l'objection numéro un en assemblée, et celle qui fait renoncer des conseils syndicaux à un changement qu'ils ont pourtant décidé.

→ Les quatre conditions, le calendrier et les pièces · ce que deviennent les agents, en clair

Comment se passe une reprise de portefeuille

En cinq temps, et le premier n'est pas un devis.

1. La carte avant les chiffres. Vous nous donnez la liste des immeubles et leurs adresses. Nous regardons la densité, et nous vous disons franchement lesquels nous servons bien et lesquels nous servirions mal. Un cabinet préfère un prestataire qui refuse trois immeubles à un prestataire qui prend tout et en rate quatre.
2. La visite, immeuble par immeuble. Halls, cages, ascenseurs, locaux à conteneurs, accès, parkings, abords. C'est là que se fixent les fréquences par zone. Un chiffrage remis sans cette visite se renégocie au troisième mois — c'est systématique, et c'est évitable.
3. Le cahier des charges, écrit. Poste par poste, immeuble par immeuble. Ce qui n'y figure pas ne se fait pas, et ce qui se fait sans y figurer finit par ne plus se faire quand la personne qui le faisait change. Le modèle est en accès libre, y compris pour faire chiffrer d'autres candidats sur la même base.
4. Le calendrier de reprise. Il est commandé par les dates de préavis des contrats en cours, pas par notre disponibilité. C'est le point sur lequel les changements échouent le plus souvent : la fenêtre de sortie se referme souvent trois mois avant l'échéance.
5. Le premier mois, contrôlé de près. Contrôle contradictoire sur chaque immeuble repris, et non sur un échantillon. C'est le mois où un transfert se joue.

→ Le dossier complet de changement en copropriété · comment un devis se construit, poste par poste

Ce que nous ne faisons pas

Le dire évite trois rendez-vous inutiles de part et d'autre.

• Nous ne sortons pas de la zone. Montpellier Méditerranée Métropole et sa proche périphérie, et rien au-delà. Un immeuble isolé à une heure de route est un immeuble qu'on sert mal, quel que soit le prix.
• Nous ne chiffrons pas sur plan. Pas de devis remis sans avoir vu l'immeuble. Si le calendrier d'une consultation ne le permet pas, nous le disons.
• Nous ne recourons ni à l'intérim ni à la sous-traitance sur les immeubles que nous entretenons.
• Nous ne faisons pas de gardiennage, ni de gestion technique d'immeuble. Nous faisons de la propreté, et l'articulation avec le gardien s'écrit au cahier des charges.
• Nous ne prenons pas un parc que nous ne pouvons pas tenir. Un cabinet nous jugera sur le douzième immeuble, pas sur le premier.

Questions fréquentes