Charte protection des données des agents LMP

Référence : Code du travail (notamment art. L. 1121-1, L. 1222-4, L. 2312-8, L. 2312-38, L. 2312-39, R. 4624-23), RGPD (notamment art. 5, 6, 13, 30, 35, 88), loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, lignes directrices CNIL « géolocalisation des véhicules et des salariés » (mises à jour 2022-2024), Convention collective IDCC 3043 (entreprises de propreté), avis CNIL relatifs au pointage et à la géolocalisation des salariés.

Dernière mise à jour : 29 avril 2026 — Version V1.

Préambule

LMP exerce une activité B2B de prestations de propreté qui repose, par construction, sur des interventions réparties sur de multiples Sites clients. Le suivi opérationnel et la traçabilité des passages sont des piliers de la qualité de service contractualisée — ils constituent notamment le Pilier 3 de la Charte qualité LMP (pointage géolocalisé).

Conformément au principe de proportionnalité (article L. 1121-1 du Code du travail) et au principe de minimisation des données (article 5.1.c RGPD), LMP a conçu un dispositif strictement nécessaire et limité à sa finalité. La présente charte explicite les engagements de LMP envers ses agents et ses obligations de conformité, et constitue le document opposable à tout salarié en application de l’article L. 1222-4 du Code du travail.

SOMMAIRE

1. Champ d’application
2. Principes directeurs
3. Données traitées et dispositifs
4. Finalités et bases légales
5. Durées de conservation
6. Information des agents et consultation des représentants du personnel
7. Droits des agents
8. Sécurité, accès et destinataires
9. Sous-traitance
10. AIPD et registre
11. Sanctions disciplinaires et droit de la preuve
12. Sortie des effectifs
13. Mise à jour de la Charte

1. Champ d’application

La présente Charte s’applique :

• à l’ensemble des agents LMP (CDI, CDD, contrats d’apprentissage, contrats de professionnalisation, intérim) affectés à des prestations de propreté sur Site Client, ainsi qu’aux salariés transférés en application de l’Annexe 7 IDCC 3043 ;
• à l’ensemble des encadrants opérationnels (chefs d’équipe, superviseurs, auditeurs qualité) ;
• au personnel administratif dont les données peuvent être collectées (logs SI, badge, etc.).

Elle s’applique sur l’ensemble des Sites couverts par LMP (Mtp, Tlse, Bdx, Aix, Mrs, Per et tout futur déploiement).

2. Principes directeurs

2.1 Proportionnalité

Aucune donnée n’est collectée au-delà de ce qui est strictement nécessaire à la finalité poursuivie (article L. 1121-1 C. trav., article 5.1.c RGPD).

2.2 Transparence

Chaque agent est informé avant le déploiement de tout dispositif le concernant (article L. 1222-4 C. trav., article 13 RGPD).

2.3 Loyauté

Aucune collecte clandestine ou détournée. La géolocalisation est strictement limitée au moment du pointage QR code (entrée/sortie de Site) et désactivée en dehors de ces évènements.

2.4 Limitation de la finalité

Les données collectées sont utilisées uniquement aux finalités déclarées (cf. §4). Toute utilisation à des fins disciplinaires fait l’objet du cadre prévu au §11.

2.5 Consultation

Le CSE (lorsqu’existant — seuils légaux) est consulté préalablement à toute évolution substantielle du dispositif (article L. 2312-38 C. trav.).

3. Données traitées et dispositifs

3.1 Pointage géolocalisé (Pilier 3 Charte qualité)

Données collectées :

• identifiant unique d’agent (matricule LMP) ;
• horodatage entrée + sortie de Site ;
• coordonnées géographiques ponctuelles uniquement au moment du scan QR code ;
• identifiant du QR code Site (rattaché au Cahier des charges).

Données NON collectées :

• la position de l’agent en dehors des moments de pointage ;
• le trajet entre deux Sites ;
• la position au domicile ;
• la position pendant les pauses ou en dehors du temps de travail.

Modalité technique : application terrain LMP installée sur smartphone professionnel (ou personnel par accord exprès, dans le respect du droit à la déconnexion et de l’article L. 1222-9 C. trav.). Le scan du QR code Site déclenche l’enregistrement. Hors scan : aucune donnée de position n’est enregistrée.

3.2 Auto-évaluation qualité (Pilier 5 Charte qualité, source 1 — agent)

Auto-évaluation à 5 critères en fin de prestation (rapidité, qualité ressentie, difficulté, anomalies, suggestions). Données nominatives uniquement à l’agent. Pondération 20 % dans le scoring 3 sources.

3.3 Photos avant/après (Pilier 4 Charte qualité)

Photos prises par l’agent pour documenter l’état des zones critiques. Les photos ne portent pas sur les agents eux-mêmes : aucun visage, aucun élément permettant d’identifier l’agent au-delà du matricule horodaté.

3.4 Données RH classiques

Identité, contrat de travail, paie, formation, suivi médical (selon cadre Code du travail), évaluations annuelles. Conformes aux finalités RH usuelles.

3.5 Logs application terrain

Authentification, accès, actions effectuées (horodatages techniques nécessaires à la sécurité du SI).

4. Finalités et bases légales

L’intérêt légitime retenu pour la traçabilité opposable au Client est documenté dans une analyse de balance des intérêts (LIA) consultable sur demande au Référent RGPD.

5. Durées de conservation

6. Information des agents et consultation des représentants du personnel

6.1 Information préalable individuelle

Chaque agent reçoit, avant tout traitement de ses données dans le cadre du pointage géolocalisé :

• la présente Charte ;
• une notice d’information dédiée (annexée au contrat de travail ou avenant lors de transferts Annexe 7 IDCC 3043) ;
• une démonstration du dispositif lors de l’École LMP (5 jours obligatoires en entrée).

L’agent émarge sur la prise de connaissance.

6.2 Consultation du CSE

Lorsque l’effectif LMP atteint les seuils déclenchant l’obligation de CSE et la commission santé-sécurité-conditions de travail (CSSCT), LMP consulte le CSE préalablement à :

• toute mise en place ou modification substantielle du dispositif de pointage géolocalisé (art. L. 2312-38 C. trav.) ;
• toute introduction de nouveaux outils de surveillance ou contrôle ;
• toute évolution touchant aux conditions de travail.

À la date des présentes, LMP est en cours de structuration de la représentation du personnel et s’engage à appliquer les seuils dès franchissement.

6.3 Information collective

Affichage de la Charte sur les espaces collectifs (siège, agences, intranet agent). Mise à disposition systématique avant déploiement de toute évolution.

7. Droits des agents

Conformément aux articles 15 à 22 RGPD, chaque agent dispose des droits suivants :

• Accès à ses données ;
• Rectification des données inexactes ;
• Effacement dans les conditions légales (sous réserve des obligations légales de conservation Code du travail / paie) ;
• Limitation du traitement contesté ;
• Opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime, pour des motifs tenant à la situation particulière ;
• Portabilité lorsque applicable ;
• Directives post-mortem.

Comment exercer ses droits

• Email : rgpd@lamaisondelaproprete.fr ;
• Voie postale : Propreté by MTP — Référent RGPD — [Adresse], 34000 Montpellier ;
• Échange direct avec le manager ou la direction RH.

Délai de réponse : 1 mois maximum, prorogeable de 2 mois si complexité (notification motivée).

L’exercice de ces droits ne peut donner lieu à aucune mesure défavorable à l’égard de l’agent.

8. Sécurité, accès et destinataires

8.1 Sécurité

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.3 minimum) et au repos (AES-256) ;
• Authentification multi-facteurs pour les administrateurs ;
• Politique de mots de passe robustes côté agent ;
• Journalisation des accès aux données sensibles ;
• Sauvegardes chiffrées quotidiennes.

8.2 Accès interne — principe du moindre privilège

8.3 Destinataires externes

• Outils de paie et logiciel RH (sous-traitants RGPD, art. 28) ;
• Médecine du travail (échanges encadrés) ;
• Organismes sociaux (URSSAF, AT/MP, CPAM) ;
• Inspection du travail (sur réquisition légale) ;
• Avocats / Conseil prud’homal (en cas de contentieux).

LMP ne cède jamais les données des agents à des tiers à des fins commerciales.

9. Sous-traitance

L’application terrain (pointage, auto-évaluation, photos) peut être hébergée chez un sous-traitant. Dans ce cas :

• contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 RGPD signé ;
• hébergement en UE par défaut ;
• restitution / suppression des données en fin de contrat ;
• audit possible.

La liste à jour des sous-traitants est tenue par le Référent RGPD et accessible sur demande.

10. AIPD et registre

10.1 AIPD (Analyse d’Impact relative à la Protection des Données)

Le dispositif de pointage géolocalisé fait l’objet d’une AIPD au sens de l’article 35 RGPD, dans la mesure où il combine :

• géolocalisation (même ponctuelle) ;
• traitement systématique à grande échelle des données des salariés ;
• évaluation potentielle de la performance opérationnelle.

L’AIPD est rédigée, mise à jour annuellement, et tenue à disposition de l’autorité de contrôle. Une synthèse non confidentielle est consultable sur demande à rgpd@lamaisondelaproprete.fr.

10.2 Registre des activités de traitement

Conformément à l’article 30 RGPD, LMP tient un registre des activités de traitement documentant l’ensemble des traitements relatifs aux agents (paie, RH, pointage, formation, etc.).

11. Sanctions disciplinaires et droit de la preuve

11.1 Encadrement de l’usage probatoire

Les données issues du pointage géolocalisé peuvent constituer un mode de preuve dans le cadre d’une procédure disciplinaire ou contentieuse, dans le respect strict :

• du principe de proportionnalité (la sanction doit être proportionnée à la gravité des faits) ;
• du principe du contradictoire (l’agent doit avoir accès aux données invoquées contre lui) ;
• du droit du travail français (entretien préalable, possibilité d’assistance, etc.).

11.2 Refus du dispositif

Un agent peut soulever un motif personnel et légitime de refus du dispositif. Dans cette hypothèse, LMP étudie de bonne foi des modalités alternatives de pointage (pointage déclaratif sur registre, pointage par superviseur). Ce traitement individualisé fait l’objet d’un échange documenté entre l’agent et la direction RH.

11.3 Pas de surveillance permanente

LMP n’utilise pas les données de pointage pour exercer une surveillance permanente du salarié. La géolocalisation ne fonctionne pas en continu et toute exploitation des données respecte la finalité déclarée.

12. Sortie des effectifs

À la fin du contrat de travail (démission, licenciement, rupture conventionnelle, retraite, fin de CDD, mutation Annexe 7 IDCC 3043 vers un autre prestataire) :

• Les droits d’accès aux outils LMP sont révoqués dans les 24 h ;
• Les données opérationnelles (pointages, photos) sont conservées selon les durées du §5 puis supprimées ;
• Les données RH/paie sont conservées selon les obligations légales ;
• En cas de transfert Annexe 7 vers un prestataire entrant, les données strictement nécessaires au transfert (effectif, ancienneté, salaire) sont communiquées au prestataire entrant, dans le respect du principe de minimisation.

13. Mise à jour de la Charte

LMP s’engage à mettre à jour la présente Charte :

• à chaque évolution substantielle du dispositif (déploiement nouvel outil, nouvelle finalité) ;
• à chaque évolution de la réglementation applicable (Code du travail, RGPD, IDCC 3043) ;
• au minimum annuellement par revue formelle.

Toute modification est :

• communiquée à l’ensemble des agents par email et affichage ;
• soumise à information ou consultation du CSE le cas échéant ;
• versée au registre des activités de traitement.

14. Contact

• Référent RGPD : Mathieu Floch, rgpd@lamaisondelaproprete.fr
• Direction RH : rh@lamaisondelaproprete.fr
• Représentant du personnel (lorsque CSE constitué) : selon registre interne
• CNIL : réclamation possible — cnil.fr

Acceptation par l’agent

L’agent reconnaît avoir reçu la présente Charte, en avoir pris connaissance et avoir eu la possibilité d’en discuter avec son manager et la direction RH.

Nom, prénom : ____________________________________ Matricule : __________ Site / agence : __________ Date : __________ Signature :

Charte protection des données employés rédigée par LMP-LEGAL le 2026-04-29. Version V1. Conforme RGPD + Code du travail + lignes directrices CNIL géolocalisation. Annexée à tout contrat de travail LMP et à toute reprise Annexe 7 IDCC 3043.